Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden 2017-12-22T12:53:09+00:00

AKC
De Stichting Algemene Kampcommissie voor Doopsgezinde kampen, hierna te noemen de AKC, is een vrijwilligersorganisatie die zomerkampen organiseert voor kinderen van 9 tot 21 jaar.

Aanmelding
Een persoon die zich wil aanmelden voor een kamp van de AKC (hierna te noemen aanmelder), dient een opgaveformulier in te vullen via de website van de AKC (akckampen.nl). Na het verzenden van het formulier zal de aanmelder per e-mail op de hoogte worden gesteld dat opgave is binnengekomen bij het systeem, middels een e-mail welke verzonden wordt aan het op het opgaveformulier ingevulde e-mailadres. Indien de aanmelder minderjarig is, zullen de ouders/verzorgers deze e-mail ontvangen op het e-mailadres dat is ingevuld bij de gegevens van de ouders/verzorgers op het opgavenformulier. Opgave van minderjarige aanmelders dient altijd te gebeuren met medeweten van de ouders en/of verzorgers. De administratie van de AKC zal binnen 14 werkdagen een aanmeldingsbevestiging per e-mail versturen als het gekozen kamp niet vol is. Vanaf dat moment is de aanmelding definitief en wordt een deelnemersplaats op het gekozen kamp voor de aanmelder gereserveerd. Mocht het gekozen kamp vol zitten, dan zal de administratie van de AKC de aanmelder daarvan telefonisch of per e-mail op de hoogte brengen.

Betaling
Na ontvangst van de aanmeldingsbevestiging dient een aanbetaling te worden gedaan. Deze aanbetaling bedraagt €75,-. De aanbetaling dient uiterlijk 14 dagen na de datum van ontvangst van de aanmeldingsbevestiging te zijn voldaan. Het restant van het kampgeld moet uiterlijk 1 juli van het betreffende kampjaar binnen zijn. Bij niet tijdige betaling is de aanmelder in verzuim. Bij verzuim wordt er twee maal een herinnering gestuurd. Bij deze herinneringen kan €20,- administratiekosten in rekening worden gebracht. Indien betaling dan nog uitblijft, wordt de overeenkomst geacht te zijn geannuleerd op de dag van verzuim. De reeds betaalde gelden worden in dat geval met de annuleringsgelden verrekend. Bij reservering na 1 juli van het betreffende kampjaar dient het gehele bedrag onmiddellijk te worden voldaan.

Indien de aanmelder een afwijkende betalingsregeling wenst te treffen, kan hiervoor na opgave, doch voor het verstrijken van de aanbetalingstermijn, een gemotiveerd verzoek worden ingediend bij de administratie van de AKC. In voorkomende gevallen zal het bestuur van de AKC de mogelijkheden voor een afwijkende betalingsregeling beoordelen.

Indien een aanmelder een aanvraag heeft gedaan bij het Vrijplaatsenfonds, hierna te noemen VPF, is de aanmelder tot beoordeling van de aanvraag vrijgesteld van bovenstaande betalingsregeling.

Annulering
Eventuele annulering van een aanmelding, kan alleen op werkdagen en alleen op verzoek van de aanmelder bij de administratie van de AKC plaatsvinden. In het geval van een minderjarige aanmelder kan dit alleen op verzoek van diens ouder(s)/verzorger(s). Indien op verzoek een annulering plaatsvindt, is de aanmelder de volgende annuleringskosten verschuldigd:

  • Bij annulering tussen februari en maart: € 20,- administratiekosten.
  • Bij annulering van april tot en met juli: € 75,- (de aanbetaling).
  • Bij annulering vanaf twee weken voor vertrekdag: 100% van de reissom.

In geval van annulering door overmacht (zoals bijvoorbeeld overlijden of ziekte) kan het bestuur van de AKC besluiten tot afwijking van bovenvermelde annuleringskosten.

Persoonlijke gegevens
De aanmelder is verplicht persoonlijke gegevens te verstrekken die van belang kunnen zijn voor het verloop van het zomerkamp. In het geval van minderjarige aanmelders rust deze verplichting bij de ouder(s)/verzorger(s). Deze bepaling betreft alle hoedanigheden die voor de uitvoering van het zomerkamp voor aanmelder, mededeelnemers of leiding van belang (kunnen) zijn, waaronder (maar niet uitsluitend):

  • Leeftijd
  • Ontwikkelingsachterstand
  • Fysieke of mentale handicap
  • Psychologische stoornissen
  • Allergieën
  • Medicijngebruik
  • Overige bijzonderheden met betrekking tot voeding
  • Overige tijdelijke of chronische ziekten of beperkingen
  • Overige relevante gedragskenmerken

De aanmelder dient zich er van te verzekeren dat hij of zij in staat is om aan alle onderdelen van het zomerkampprogramma deel te nemen. Wanneer blijkt dat relevante bijzonderheden niet doorgegeven zijn aan de AKC, of pas bij aankomst op de zomerkampbestemming doorgegeven worden, dan kan dit helaas uitsluiting van kamp betekenen. De kosten die hieruit voortvloeien zijn voor rekening van de aanmelder. De AKC dient bij aanmelding in te kunnen schatten of een kind geschikt is voor het gekozen zomerkamp. Als aanmelder of ouder/verzorger (in geval van minderjarige aanmelder) aangeeft dat de aanmelder medicijnen gebruikt, dan geeft de aanmelder toestemming  dat de leiding mag helpen bij het toedienen van deze medicijnen indien de aanmelder hierom vraagt.  Mocht u hier over twijfelen, neem dan na opgave, maar voor het verstrijken van de aanbetalingstermijn, contact op met de administratie van de AKC.

3-maandenregeling
Ieder kamp is gebonden aan een bepaalde leeftijdsgrens. Wel kan er gebruik gemaakt worden van de zogenaamde 3-maanden regeling. Indien een deelnemer binnen 90 dagen voor de start van het eerste AKC kamp van de zomer, of binnen 90 dagen na de afsluiting van het laatste kamp de juiste leeftijd voor een kamp heeft, mag hij/zij mee op het betreffende kamp. Dit geldt niet voor het kamp ‘de Overwinning’: hierbij moet de deelnemer minimaal 18 jaar oud zijn bij aanvang van het kamp.

Minimum deelname
De AKC heeft het recht een zomerkamp te annuleren indien het aantal aanmeldingen kleiner is dan het vereiste minimum aantal van tweederde van de kampgrootte. De AKC zal in dat geval, indien mogelijk, de aanmelders een passend alternatief aanbieden. Indien het vastgestelde aantal minimum aanmelders niet wordt gehaald, worden de aanmelders hierover uiterlijk zes weken voor vertrek door de AKC geïnformeerd. Indien een aanmelder of deelnemer geen passend alternatief kan worden geboden dat voor beide partijen bevredigend is, volgt volledige restitutie van het kampgeld.

Gevonden voorwerpen
Gevonden voorwerpen worden door de AKC tot en met de reünie van het betreffende kamp bewaard. Daarna is de AKC gerechtigd deze voorwerpen over te dragen aan een goed doel.

Beeldmateriaal
Tijdens de zomerkampen en reünies van de AKC worden er regelmatig foto- en filmopnames gemaakt. Dit materiaal wordt gebruikt voor de verdere promotie van de AKC in de breedste zin van het woord. Als u niet wilt dat beeldmateriaal van u of uw kinderen voor deze doeleinden gebruikt wordt, dient u dit bij de opgave te vermelden bij de bijzonderheden.

Uw en onze verantwoordelijkheid
Deelnemers van AKC zomerkampen zijn verplicht tot naleving van alle redelijke aanwijzingen van AKC leiding ter bevordering van een goed verloop van het zomerkamp. Tevens dienen zij de gedragsregels te respecteren die de AKC leiding verplicht stelt op de zomerkampen. De deelnemer die hinder of overlast oplevert of kan opleveren zodanig dat een goed verloop van het zomerkamp en/of de goede naam van de AKC daardoor in sterke mate wordt bemoeilijkt respectievelijk geschaad, kan door de AKC van (voortzetting van) kamp uitgesloten worden. Ook het overtreden van de regels kan betekenen dat de deelnemer door de AKC van (voortzetting van) het zomerkamp uitgesloten wordt. Er is dan geen recht op (gedeeltelijke) terugbetaling en alle hieruit voortkomende kosten zijn voor rekening van de aanmelder. Ouders of verzorgers zijn in het geval van minderjarige deelnemers  verplicht om er voor te zorgen dat de deelnemer in voorkomende gevallen uiterlijk binnen 24 uur de locatie kan verlaten en op eigen gelegenheid of onder begeleiding naar een ander adres reist waar de aanmelder terecht kan. Iedere deelnemer moet controleren of hij/zij voldoende verzekerd is voor het desbetreffende zomerkamp. De deelnemer is aansprakelijk voor verlies of diefstal van AKC materiaal dat tijdens het zomerkamp aan hen in gebruik gegeven is. Wij adviseren dringend in dit verband een reisverzekering af te sluiten die ook schade of diefstal dekt. Indien door overmacht, bepaalde activiteiten geen doorgang kunnen vinden, is de AKC niet gebonden aan restitutie van een deel van de reissom of betaalde verzekeringspremie. De in dit artikel opgenomen uitsluitingen van de aansprakelijkheid gelden ook ten behoeve van de leiding van de AKC of door hen ingeschakelde derden, tenzij verdrag of wet dit uitsluit. De leiding van de AKC is niet gerechtigd om enige uitspraak te doen aangaande aansprakelijkheden van de zijde van de AKC. De deelnemer is tegenover de AKC aansprakelijk voor alle schade die de AKC lijdt door toedoen van de aangemelde deelnemer(s). De verantwoordelijkheid van de AKC voor deelnemers en leiding is beperkt tot door de AKC georganiseerde activiteiten zoals de kampweek en de reünie.

In niet omschreven gevallen besluit het bestuur van de AKC.